第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《社会团体登记管理条例》和《惠州市惠来商会章程》制定本制度。
第二条 证书的保管： 证书包括：开户许可证、机构信用代码证、税务登记证、组织代码机构证和社会团体法人登记证书。
（一）开户许可证、机构信用代码证、税务登记证、组织代码机构证和社会团体法人登记证书由秘书处负责保管。
（二）各项证书，原则上不得带出，因特殊情况需要带出使用时，须经秘书处批准、签字备案后，由证件保管人员亲自携带使用，严防丢失。
第三条 证书的使用： 使用证书实行登记制度，登记表由办公室存档，以便备查。
（一）日常事务性办公需要法人证书，如联系业务、各种证照年检或使用复印件等，须经秘书处审核，由秘书长签批。
（二）各类合同等重要文件，需要法人证书原件或复印件的，须经秘书处审核，由秘书长签批。
（三）各级政府和相关部门行文需要商会法人证书原件或复印件的，须经秘书处审核，秘书长签批。
（四）各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文需要法人证书原件或复印件的须经秘书处审核，秘书长签批，此外需登记备案，以备查阅。
（五）禁止未经秘书处允许私自复印法人证书原件及其他证件。 违反本制度规定，造成后果将由直接负责人负责，后果严重的，追究直接责任人经济责任或法律责任。
第四条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。